会議

１週間のうち、会議の時間にどのくらい使っているでしょうか。
週始まりの月曜日に１週間の仕事の予定をみて、会議が多いとうんざりしますよね。
自分が抱えてる仕事も進めたいのに、会議ばかりで疲れがたまりますよね。

スティーブ・ジョブスは、会議は最小限の人数で行い、一言も発言がなかった人は次の会議には呼ばないといった対応をしたそうで、会議の時間を短くし意思決定のスピードを早めるとともに、時間効率をあげながら成果を出すためには必要だったのでしょう。

最近は転職活動が盛んになり、年功序列から成果主義にかわりつつありますが、なかなか目上の人や縦割り組織のなかでは会議の体制を変えるのは難しいように感じます。実際には一言も発せずに終わる人、内職をしている人、メールをチェックしている人、寝そうな人などは会議に参加している意味がないので会議に呼ぶ必要はないんですけどね。

私が思うには、日本のいいところでもある「曖昧さ」の部分が、会議を長引かせる原因にもなっている気がします。

仕事の成果に対する責任の所在が曖昧なので、なにか失敗をしても個人の責任になりにくい部分はメリットかもしれませんが、その分ひとりでは決められないという意識が働き、たくさんの人に報告をしたり、会議でとりあえず関係者を全員呼んだりしたりする流れはないでしょうか。また日本人ははっきりとは言わない文化で、自分の意見も遠回しに伝えて相手との意見が対立するような場面では、お互いの認識のズレが発生してしまうことがあると思います。

また縦割りの組織により、会議前の根回しが発生し、会議自体が形式だけになっていたり、プロジェクトに関わりが薄い部署の話を聞いてないおじさんなどの対応に追われたりしていないでしょうか。

会議の相手や内容、状況などによって、対策が異りますし、会社の文化や組織体制もあるのですぐには変えられない部分もあるとは思いますが、私が取り組んでいることを挙げたいと思います。

１．開催自体を疑う（メールや相談で終わらないか、自分で決めても問題ないか）
２．最小限の人数で（決定権者をいれ、余計な人は呼ばない）
３．議題を決めておく（議題のない打ち合わせには出席しない、思いつきで喋らない）
４．決定事項の確認（何がきまったか、何をしないといけないか）

正解はないと思うので、試行錯誤を続けていきたいと思います。